Chargé ADV & Assistant Commercial Bilingue Allemand H/F

FINALITE DE L'EMPLOI

Rattaché hiérarchiquement à la Responsable ADV LBDB et fonctionnellement au Customer Service Manager PROHEQ, le Chargé ADV / Assistant Commercial a pour principale mission d'assurer la gestion administrative des ventes du périmètre «PROHEQ France» - de la prise de commande jusqu'à l'expédition et la facturation - ainsi qu'un appui commercial actif à l'équipe de vente. Interlocuteur privilégié des clients, il assure également l'interface quotidienne, en français et en allemand, avec les équipes PROHEQ basées en Allemagne. De plus, il pourra être amené à réaliser ses tâches sur le périmètre LBDB.

RELATIONS DE TRAVAIL

Il reporte hiérarchiquement à la Responsable ADV LBDB et fonctionnellement au Customer Service Manager PROHEQ.

RELATIONS INTERNES

• En support direct du Business Development Manager France PROHEQ pour la préparation des offres, le suivi des dossiers et la gestion des informations clients
• Les équipes commerciales terrain (Directeurs des Ventes, Commerciaux, Responsables de zones, Agents) pour le suivi des dossiers
• Les équipes PROHEQ basées en Allemagne (commerce, ADV, supply chain, marketing) pour assurer la coordination du business PROHEQ France
• Les services ordonnancement et achats/approvisionnements (délais de disponibilités des produits) et avec le planificateur (planification des commandes)
• Les services qualité (retours ou réclamations clients), expéditions (suivi des commandes), comptabilité (suivi des paiements) et marketing (nouveautés produits et PLV)
• Les chefs de produits (informations et choix produits), la production et les filiales internationales du groupe
• Le service informatique (gestion de l'ERP)

RELATION EXTERNES

• Les clients pour les demandes commerciales courantes, les devis, les tarifs et les informations produits
• Les transporteurs (expédition des commandes)
• Les clients, distributeurs et filiales pour toutes les questions liées aux commandes
• Les transporteurs, transitaires et prestataires logistiques les expéditions nationales et internationales (route, aérien, maritime)

DESCRIPTION DES ACTIVITES SIGNIFICATIVES

NIVEAU 1

Renseigner l'ERP :

• Etablir des offres de prix aux clients sur la base des instructions des équipes commerciales
• Répondre aux demandes de disponibilité produits en phase d'avant-vente, en lien avec l'ordonnancement et la supply chain
• Saisir les commandes de vente client, veiller à leur conformité par rapport à ce qui a été défini avec l'équipe de vente et le client
• Le cas échéant, procéder à la correction auprès du client
• Confirmer les commandes aux clients
• Réaliser le suivi des commandes de ventes
• Renseigner le client si besoin sur le suivi de sa livraison
• Générer la facturation et la transmettre au client
• Établir les avoirs (retours, erreurs de facturation, gestes commerciaux) et les documents d'expédition
• Veiller au suivi du carnet de commandes dont il a la charge et de sa mise à jour

Organiser les expéditions et l'export :

• Coordonner les expéditions nationales et internationales (route, aérien, maritime) avec les transporteurs et transitaires
• Calculer et coordonner les frais de transport et les besoins logistiques
• Préparer la documentation export, les certificats et les documents douaniers
• Veiller au respect des réglementations du commerce international (import / export)

Suivre les encaissements :

• Suivre l'état des paiements clients et participer aux relances / au recouvrement en lien avec la comptabilité

Gérer les litiges :

• Recevoir les réclamations des clients dont il s'occupe et les répertorier
• Informer les services supports concernés (qualité, production, expéditions, achats, marketing) des réclamations enregistrées
  • S'assurer de leur prise en charge
  • En assurer le suivi jusqu'au retour auprès du client
• Traiter les retours produits et suivre la mise en place des actions correctives

Assurer l'assistanat commercial :

• Assurer l'interface entre l'équipe commerciale France, les clients et les équipes PROHEQ Allemagne
• Préparer et mettre en forme les offres commerciales, devis, tableaux de suivi et présentations clients
• Assurer le suivi des actions commerciales, des devis, des relances clients
• Assurer un support administratif et commercial au développement de l'activité PROHEQ France
• Fournir les informations produits aux clients et les accompagner dans le choix des produits
• Coordonner l'envoi d'échantillons et les évaluations produits liées aux projets clients
• Gérer les échanges courants (mails, appels) en français, en anglais et en allemand avec les interlocuteurs internes et externes
• Traduire et adapter les documents commerciaux et supports entre le français et l'allemand
• Assurer la mise à jour des données clients et commerciales dans les outils internes
• Gérer les leads et opportunités dans le CRM (Salesforce) et garantir la qualité et la mise à jour des données clients, partenaires et projets
• Identifier et faire remonter au Responsable commercial France PROHEQ les opportunités détectées lors des échanges avec les clients
• Assurer un reporting régulier (avancement des devis, commandes et dossiers) auprès du Responsable commercial France PROHEQ et l'impliquer lorsque nécessaire
• Organiser la logistique des déplacements, salons et réunions commerciales ainsi que les supports nécessaires
• Contribuer aux actions marketing, aux événements clients et aux salons
• Participer aux actions de fidélisation et de satisfaction client
• Contribuer à la remontée d'informations marché et concurrence auprès de l'équipe commerciale

NIVEAU 2 (Niveau 1 acquis et réalisé)

Renseigner l'ERP :

• Créer les comptes clients et s'assurer de leur exactitude dans les données
• Mettre à jour les tarifs de ventes clients (tarif personnalisé, promotions)

Optimiser le fonctionnement de la base de données clients :

• Mettre à jour les données clients (contacts, conditions commerciales)

Mettre à jour les matrices clients :

• Fournir au client toutes les informations utiles au référencement de nouveau produit (dimensions des articles, visuels, colisage, ...)
• Sur demande du client, compléter leurs bases de données

Déclarer le Chiffre d'Affaires (CA) :

• Déclarer aux clients qui le demandent les CA des périodes demandées
• Signaler à son N+1 toute nouvelle attribution de Remise de Fin d'Année (RFA)
• Etablir les avoirs au titre des RFA (en transmettre une copie à son N+1)
• Valider en comptabilité les factures client correspondant à des participations publicitaires

Contribuer au développement commercial :

• Préparer des reportings clients et des analyses des ventes
• Appuyer les Responsables commerciaux dans la détection de projets et d'opportunités (Salesforce, bases de données projets externes)
• Contribuer au développement de nouvelles opportunités et au renforcement de la relation avec les clients et partenaires existants

Liste des tâches non-exhaustive

RESPONSABILITES EXERCEES ET LATITUDE D'ACTION

• Organiser son travail et gérer les priorités liées à l'activité commerciale
• Signaler à sa hiérarchie toute anomalie
• S'assurer du bon avancement des commandes
• Être garant de la qualité des données clients et commandes de vente renseignées dans l'ERP
• Veiller à la satisfaction du client
• Alerter sa hiérarchie de tout risque, anomalie ou opportunités clients

CONNAISSANCES PROFESSIONNELLES SPECIFIQUES

FORMATION EXPERIENCE

• Niveau Bac +2 ou équivalent - filière commerciale, gestion ou administrative
• Bilingue allemand exigé (une première expérience en environnement germanophone ou en assistanat commercial appréciée)
• 5 ans d'expérience en ADV, service client, sales support ou assistanat commercial. Une expérience en environnement international et une connaissance des processus export sont un plus.

SAVOIRS ET SAVOIR FAIRE

• Connaitre les produits vendus par l'entreprise
• Maîtriser les règles et procédures commerciales et administratives
• Connaissance de la Chaine Logistique
• Connaître les procédures export et la réglementation du commerce international (documents douaniers, certificats)
• Maitriser les outils de bureautique et l'ERP : SAP (ERP), Salesforce (CRM), Pack Office
• Maîtriser l'anglais et l'allemand à un niveau bilingue / courant (écrit et oral) - échanges quotidiens avec les équipes PROHEQ Allemagne
• Maîtriser les techniques d'assistanat commercial (offres, devis, suivi des relances et des actions)
• Etre capable d'identifier les besoins clients et contribuer à leur développement commercial

SAVOIR ETRE

• Être rigoureux et respectueux du processus de vente et des règles
• Rapidité d'exécution et capacité à tenir les délais impartis
• Être polyvalent et s'avoir s'adapter aux circonstances
• Avoir le sens du service, et être orienter résultats
• Capacité de travail en équipe et d'adaptation à un environnement en évolution
• Capacité à comprendre les besoins clients et à rechercher activement les solutions les plus adaptées
• Aisance dans un environnement multiculturel et bilingue (équipes franco-allemandes)
• Aptitude à gérer des situations stressantes
• Autonomie, sens des responsabilités et esprit d'incitative
• Posséder des qualités relationnelles développées pour interagir avec les différents services de l'entreprise et les clients
• Sens du détail et exigence de qualité
• Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément dans un environnement au rythme soutenu